Excel stößt an Grenzen, wenn revisionssichere Datenpflege erforderlich wird
Viele Fachabteilungen nutzen Microsoft Excel zur Pflege von Tabellen mit kritischen Daten, da es leicht verfügbar, flexibel und vertraut ist. Diese kritischen Daten sind entweder direkt in Excel oder in relationalen Datenbanken gespeichert. Im Fall von Datenbanken müssen diese exportiert, in Excel bearbeitet und wieder in die Datenbanken importiert werden. Für einfache Aufgaben ist Excel schnell und praktisch. Doch sobald revisionssichere Datenpflege nötig ist, die skaliert oder von mehreren Personen gleichzeitig oder systemübergreifend genutzt werden soll, stößt die Datenpflege mit Excel an klare Grenzen.
Revisionssichere Datenpflege
Was ist revisionssichere Datenpflege?
Revisionssichere Datenpflege bedeutet, dass Daten so erfasst, geändert und gespeichert werden, dass jede Änderung an diesen Daten protokolliert wird und damit nachvollziehbar ist. Informationen können nicht unkontrolliert überschrieben werden.
Wo/warum wird diese benötigt?
Revisionssichere Datenpflege wird benötigt, um gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen und bei Prüfungen die Korrektheit und Nachvollziehbarkeit von Daten nachzuweisen. Außerdem schützt sie Unternehmen vor Manipulationen, Fehlern und Haftungsrisiken und schafft Vertrauen in die Datenbasis.
Was sind kritische Daten?
Kritische Daten sind die „Single Source of Truth“ für Geschäftsprozesse:
- Masterdaten (Stammdaten): Grundlegende Informationen zu Kunden, Produkten, Lieferanten oder Mitarbeitenden – die Basis fast aller Geschäftsprozesse.
- Steuerungsdaten: Operative Daten, die Prozesse und Workflows dynamisch steuern.
- Referenzdaten: Standardisierte Codes und Klassifikationen (z. B. Länder- oder Währungscodes), die für Konsistenz sorgen.
- Parameterdaten: Konfigurierbare Einstellungen, die Regeln und Rahmenbedingungen für Anwendungen und Prozesse festlegen.
Was bietet BOI FreeDa für die revisionssichere Bearbeitung von kritischen Daten?
- BOI FreeDa bietet eine Standardlösung, die speziell für die sichere, nachvollziehbare und skalierbare Bearbeitung von Tabellendaten in relationalen Datenbanken entwickelt wurde. Die Datenpflege in BOI FreeDa basiert auf definierten Workflows mit klaren Zuweisungen von Rollen und Berechtigungen.
Was ist der Nutzen der Datenpflege mit BOI FreeDa gegenüber Excel?
Kritische Daten können in allen gängigen relationalen Datenbanken gespeichert werden. Die hohe Usability von BOI FreeDa erlaubt die Bearbeitung dieser Daten durch jede:n User ohne Datenbank- oder Programmierkenntnisse: einfach, intuitiv und revisionssicher.
Wer setzt BOI FreeDa statt Excel ein?
Ein Beispiel: Bei einer Krankenanstalt wurden früher komplexe medizinische und pflegerische Katalogsysteme des Krankenhaus-Informationssystems (KIS) mit Excel bearbeitet. Mit BOI FreeDa ist die Katalogwartung nun auch für Personen ohne besondere Datenbankkenntnisse sicher und nachvollziehbar durchführbar. BOI FreeDa garantiert Fehlervermeidung und Datenkonsistenz durch automatische Datenprüfungen und Folgeaktionen bei Parent-Child-Verknüpfung, was speziell im Gesundheitswesen von enormer Bedeutung ist.
Der Vergleich im Detail
Datenpflege mit BOI FreeDa vs. Microsoft Excel
BOI FreeDa
Out of the box: Audit Trail, Versionierung, nachvollziehbare Änderungen inkl. Benutzer-/Zeitstempel
Microsoft Excel
Keine integrierte Versionierung oder Audit-Trails; Änderungen nur über manuelle Protokolle nachvollziehbar
BOI FreeDa
Feingranulare Rollen- und Rechteverwaltung
Microsoft Excel
Keine Rollen- oder Rechteverwaltung; Dateien können beliebig weitergegeben werden
BOI FreeDa
Standardisierte 2-, 4- und 6-Augen-Prozesse inkl. Änderungsansicht
Microsoft Excel
Keine standardisierten Prüf- oder Freigabeprozesse
BOI FreeDa
Automatische Sicherstellung der Datenbankkonformität aller Änderungen; konfigurierbare Regeln und Prüfmechanismen
Microsoft Excel
Manuelle Prüfungen, komplexe Regeln nur per Makro oder Formeln für Advanced Users
BOI FreeDa
Einheitliche Datenbasis, zentral gepflegt, keine Dubletten oder Versionskonflikte
Microsoft Excel
Hohe Fehleranfälligkeit: Dubletten, Tippfehler, verschiedene Versionen im Umlauf
BOI FreeDa
Optimiert für viele gleichzeitige User mit hoher Datenlast
Microsoft Excel
Nur eingeschränkt möglich (z.B. über SharePoint/OneDrive), fehleranfällig
BOI FreeDa
Standardisierte APIs und Schnittstellen für Integration in Geschäftsprozesse
Microsoft Excel
Keine standardisierten Schnittstellen, meist manuelle Arbeitsschritte
BOI FreeDa
Planbar: Lizenz + Einführung + Betrieb
Microsoft Excel
Geringe Einstiegskosten, aber hohe versteckte Kosten durch Fehler, nicht standardisierbaren Workflows, unnötige Kommunikation, manuelle Korrekturen
FAQ: Sicht aus der Praxis
Welches System ist in der Praxis optimal?
Wofür ist Tabellenpflege mit Excel (nicht) sinnvoll?
- Nutzen: Excel ist sofort verfügbar, viele User kennen es und kleine Datenbestände können schnell gepflegt werden. Ideal für Ad-hoc-Listen oder unkritische Daten.
- Herausforderung: Mit wachsender Datenmenge und wachsender Anzahl von Usern entstehen Versionskonflikte, Fehler und Intransparenz. Es fehlen zentrale Governance, Revisionssicherheit und Integration in Geschäftsprozesse. Wird Excel zur Bearbeitung von Daten aus relationalen Datenbanken eingesetzt, so müssen diese vor der Bearbeitung aus der Datenbank exportiert und nach der Bearbeitung wieder importiert werden. Sehr fehleranfälliger, schwer revisionssicher zu gestaltender manueller Prozess. Für kritische Daten ist Excel ungeeignet.
Wofür ist Tabellenpflege mit BOI FreeDa (nicht) sinnvoll?
- Nutzen: Bietet eine zentrale Web-Oberfläche für die geführte und revisionssichere Pflege kritischer Daten in relationalen Datenbanken. Änderungen sind nachvollziehbar, geprüft und versionssicher dokumentiert. Alle User greifen auf denselben Datenbestand zu und alle Applikationen können auf die zentralen Datenbanken zugreifen (Single Source of Truth). Manuelle und automatisierte Prozesse sind kombinierbar bei Erhalt der Revisionssicherheit.
- Herausforderung: Initiale Installation und Konfiguration bei Einführung erforderlich. Für unkritische Listen, gelayoutete Abbildungen und Tabellen mit automatisierten Berechnungen, die nicht strukturiert in relationalen Datenbanken speicherbar sind, ist BOI FreeDa nicht geeignet.
Welches System ist optimal für welche Aufgaben?
- Excel: ideal für schnelle, unkritische Aufgaben und bei gelayouteten Tabellen, Abbildungen und Berechnungen.
- BOI FreeDa: professionelle, skalierbare und sichere Lösung für zentrale Tabellenpflege – mit kurzer Time-to-Value, klarer Governance und planbaren Kosten.
