Revisionssichere Datenpflege

BOI FreeDa vs. Microsoft Excel

Bei revisionssicherer Datenpflege stößt MS Excel an Grenzen

Viele Fachabteilungen nutzen Microsoft Excel zur Pflege von Tabellen mit kritischen Daten, da es leicht verfügbar, flexibel und vertraut ist. Diese kritischen Daten sind entweder direkt in Excel oder in relationalen Datenbanken gespeichert. Im Fall von Datenbanken müssen diese exportiert, in Excel bearbeitet und wieder in die Datenbank importiert werden. Für einfache Aufgaben ist Excel schnell und praktisch. Doch sobald revisionssichere Datenpflege nötig ist, die skaliert werden oder von mehreren Personen gleichzeitig oder systemübergreifend genutzt werden soll, stößt die Datenpflege mit Excel an klare Grenzen.

Revisionssichere Datenpflege mit BOI FreeDa

Was ist revisionssichere Datenpflege?

Revisionssichere Datenpflege bedeutet, dass Daten so erfasst, geändert und gespeichert werden, dass jede Änderung an diesen Daten protokolliert wird und damit nachvollziehbar ist. Informationen können nicht unkontrolliert überschrieben werden. Alle Versionen der Daten sind bei Bedarf wiederherstellbar.

Wo/warum wird diese benötigt?

Revisionssichere Datenpflege wird benötigt, um gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen und bei Prüfungen die Korrektheit und Nachvollziehbarkeit von Daten nachzuweisen. Außerdem schützt sie Unternehmen vor Manipulationen, Fehlern und Haftungsrisiken und schafft Vertrauen in die Datenbasis.

Was sind kritische Daten?

Kritische Daten sind die „Single Source of Truth“ für Geschäftsprozesse:

Masterdaten (Stammdaten): Grundlegende Informationen zu Kunden, Produkten, Lieferanten oder Mitarbeitenden – die Basis fast aller Geschäftsprozesse.
Steuerungsdaten: Operative Daten, die Prozesse und Workflows dynamisch steuern.
Referenzdaten: Standardisierte Codes und Klassifikationen (z. B. Länder- oder Währungscodes), die für Konsistenz sorgen.
Parameterdaten: Konfigurierbare Einstellungen, die Regeln und Rahmenbedingungen für Anwendungen und Prozesse festlegen.

Was bietet BOI FreeDa für die revisionssichere Bearbeitung von kritischen Daten?

BOI FreeDa bietet eine Standardlösung, die speziell für die sichere, nachvollziehbare und skalierbare Bearbeitung von Tabellendaten in relationalen Datenbanken entwickelt wurde. Die Datenpflege in BOI FreeDa basiert auf definierten Workflows mit klaren Zuweisungen von Rollen und Berechtigungen.

Was ist der Nutzen der Datenpflege mit BOI FreeDa gegenüber Excel?

Kritische Daten können in allen gängigen relationalen Datenbanken gespeichert werden. Die hohe Usability von BOI FreeDa erlaubt die Bearbeitung dieser Daten durch jede:n User ohne Datenbank- oder Programmierkenntnisse: einfach, intuitiv und revisionssicher.

Wer setzt BOI FreeDa statt Excel ein?

Ein Beispiel: Bei einer Krankenanstalt wurden früher komplexe medizinische und pflegerische Katalogsysteme des Krankenhaus-Informationssystems (KIS) mit Excel bearbeitet. Mit BOI FreeDa ist die Katalogwartung nun auch für Personen ohne besondere Datenbankkenntnisse sicher und nachvollziehbar durchführbar. BOI FreeDa garantiert Fehlervermeidung und Datenkonsistenz durch automatische Datenprüfungen und Folgeaktionen bei Parent-Child-Verknüpfung.