BOI FreeDa schließt die Lücke zwischen zentralen MDM-Systemen und MDM-Lösungen auf Applikationsebene
Stammdaten bilden – zusammen mit Referenz-, Parameter- und Steuerungsdaten – das Grundgerüst für alle Unternehmensprozesse. Ihre Aktualität, Konsistenz und Richtigkeit sind daher von großer Bedeutung. Sie sollen zentral gehalten und revisionssicher geändert werden und in allen Geschäftsprozessen fehlerfrei genutzt werden können.
Zentrale MDM-Systeme (oft auch MDM-Plattformen genannt) erfüllen diese Anforderungen, haben aber Nachteile für den Einsatz in einem Unternehmen: etwa hohe Lizenz- und Implementierungskosten sowie die Einhaltung der restriktiven Regeln in allen Bereichen. MDM-Lösungen auf Applikationsebene können dazu führen, dass die gewünschte Datenkonsistenz nur innerhalb der führenden Applikation bzw. für ausgewählte Use Cases sichergestellt ist.
Sichere Pflege von Stammdaten in relationalen Datenbanken
Was sind Stammdaten?
Stammdaten sind wichtige Grunddaten eines Unternehmens, die in allen Geschäftsprozessen benötigt werden. Stammdaten ändern sich selten und werden daher nur unregelmäßig verändert. Beispiele für Stammdaten sind Daten zu Kunden oder Lieferanten, aber auch Daten zum eigenen Personal oder zum eigenen Unternehmen.
Was ist Master Data Management?
Master Data Management (MDM) bezeichnet Methoden, Prozesse und Technologien zur zentralen Verwaltung von Stammdaten – also den grundlegenden, unternehmensweit genutzten Informationen wie Kunden-, Produkt-, Lieferanten- oder Finanzdaten.
Wozu wird ein zentrales MDM-System benötigt?
Ziel von MDM ist es, eine einheitliche, konsistente und vertrauenswürdige Datenbasis („Single Source of Truth“) im Unternehmen zu schaffen, die in allen Systemen und Prozessen verfügbar ist. Dadurch werden Dubletten, Inkonsistenzen und Fehler vermieden, Geschäftsprozesse effizienter gestaltet und verlässliche Analysen sowie Compliance ermöglicht.
Was sind MDM-Lösungen auf Applikationsebene?
MDM auf Applikationsebene bedeutet, dass eine einzelne Fachapplikation – etwa ein CRM für Kundendaten oder ein ERP für Produktdaten – als führende Quelle („Master“) für bestimmte Stammdaten dient.
Was bietet BOI FreeDa für die sichere Bearbeitung von Stammdaten?
BOI FreeDa ermöglicht die revisionssichere Pflege und Verwaltung von Stammdaten aus relationalen Datenbanken für jede:n User, Datenbankkenntnisse sind nicht erforderlich. BOI FreeDa ist somit einen essentiellen Baustein für eine unternehmensweite Single-Source-of-Truth für die manuelle und automatisierte Stammdatenpflege in relationalen Datenbanken. BOI FreeDa entkoppelt den Datenzugriff von der Datenpflege und ermöglicht zentrale und revisionssichere Stammdatenpflegeprozesse auch in heterogenen IT-Landschaften über mehrere, auch verschiedene relationale Datenbanktypen unter unterschiedlichen Betriebssystemen hinweg. Der Zugriff der Applikationen im Unternehmen bleibt bei Einführung von BOI FreeDa unverändert.
Der Vergleich im Detail
BOI FreeDa vs. Master Data Management Lösungen
BOI FreeDa
Eine einzige Pflegeschnittstelle für alle Systeme für mehrere, auch heterogene zentrale Datenbanken, auf die Anwendungen zugreifen
Zentrales MDM-System
Eigenständige MDM-Plattform als zentrale Datenquelle, Synchronisation aller Applikationen
MDM-Lösungen auf Applikationsebene
Eine Fachapplikation (z.B. CRM oder ERP) definiert die Masterdaten
BOI FreeDa
Schnell einzuführen, mittlere Lizenz- und Implementierungskosten, modular erweiterbar; Integration in vorhandene Landschaft möglich; Kosteneffizienz durch schrittweisen Ausbau
Zentrales MDM-System
Hohe Lizenz- und Implementierungskosten, oft lange Projekteinführung
MDM-Lösungen auf Applikationsebene
Je nach Produkt geringe bis mittlere Einstiegshürde
BOI FreeDa
Hohe Skalierbarkeit: Tabellensatz-Engine und Workflow-Mechanismen erlauben flexible Anpassung an steigende Datenvolumina und Prozesse
Zentrales MDM-System
Hohe Skalierbarkeit in großen Unternehmen
MDM-Lösungen auf Applikationsebene
Gut für kleinere IT-Landschaften, aber mit wachsender Komplexität schnell limitiert
BOI FreeDa
Frei konfigurierbar und fachlich steuerbar – Datenmodelle und Workflows können ohne Programmierung angepasst werden
Zentrales MDM-System
Standardisiert, mit Fokus auf Datenharmonisierung und Synchronisation
MDM-Lösungen auf Applikationsebene
Begrenzte Funktionen, abhängig von Applikationslogik und Pflegeoberfläche
BOI FreeDa
Eingebaute Audit-Trails, Versionierung und fachliche Kontrolle machen Governance und Compliance transparent und revisionssicher
Zentrales MDM-System
Governance-Mechanismen verfügbar, oft komplex in der Nutzung
MDM-Lösungen auf Applikationsebene
Geringe Unterstützung, Fachabteilungen selbst verantwortlich
BOI FreeDa
Native Unterstützung für heterogene Datenbanksysteme und Systemlandschaften inkl. Legacy-Datenhaltungssystemen
Zentrales MDM-System
Standard-Connectoren, Middleware, APIs
Zentrales MDM-System
Schnittstellenabhängig, oft individuell
BOI FreeDa
Unternehmen, die Applikationsvielfalt haben und eine zentrale, fachlich steuerbare Datenwahrheit brauchen – z. B. Banken, Industrie, Versicherungen
Zentrales MDM-System
Größere Unternehmen mit klaren Governance-Strukturen
MDM-Lösungen auf Applikationsebene
Kleine Organisationen oder isolierte Use Cases
FAQ: Sicht aus der Praxis
Welches System ist in der Praxis optimal?
Wann ist der Einsatz zentraler MDM-Systeme (nicht) sinnvoll?
- Nutzen: Einheitliche Stammdaten (z.B. Kunde, Produkt, Lieferant) für alle Systeme. Erhöht die Datenqualität, senkt Fehler in Prozessen und verbessert Reports. Besonders wichtig in Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen (z. B. Banken, Industrie, Energie).
- Herausforderung: Sehr hohe Einführungs- und laufende Kosten. Die Einführung erfordert Change-Management, Rollenmodelle und technische Integration. So ist z.B. die Harmonisierung von Daten – etwa das Bereinigen von Dubletten oder die Migration aus Altsystemen – sehr komplex. In der Praxis scheitern viele Projekte an Komplexität oder mangelnder Akzeptanz der Fachabteilungen. Zusätzlich bringen MDM-Projekte organisatorische Herausforderungen mit sich, da Verantwortlichkeiten neu definiert und Veränderungsprozesse in den Fachabteilungen begleitet werden müssen. Auch nach der Einführung erfordern MDM-Systeme kontinuierlichen Pflege- und Governance-Aufwand, um die Datenqualität langfristig sicherzustellen.
- Fazit: Leistungsstark, aber teuer und komplex in der Einführung.
Wann ist der Einsatz von MDM auf Applikationsebene (nicht) sinnvoll?
- Nutzen: Schnell und einfach realisierbar. Stammdaten werden in der „natürlichen Heimat“ gepflegt – z. B. Kundendaten im CRM, Produktstammdaten im ERP. Für kleine Unternehmen oft ausreichend. Der Vorteil liegt in der schnellen und kostengünstigen Umsetzung, da vorhandene Systeme genutzt werden können und die Zuständigkeiten klar sind.
- Herausforderung: Sobald mehrere Systeme Stammdaten verwalten, entstehen Abweichungen. Beispiel: Das CRM kennt einen Kunden, das ERP nicht. Synchronisation wird komplex und fehleranfällig. Es ist ein pragmatischer, aber schwer skalierbarer Ansatz. Die Datenkonsistenz bleibt auf diese Anwendung beschränkt, was bei mehreren Systemen zu Silos, aufwendiger Synchronisation und eingeschränkter Skalierbarkeit führt. Für individuelle Fachapplikationen fehlt die Datenpflege-Oberfläche im MDM auf Applikationsebene, wodurch teures Costumizing notwendig wird.
- Fazit: Pragmatisch, aber schnell limitiert.
Wann ist der Einsatz von BOI FreeDa (nicht) sinnvoll?
- Nutzen: Stammdaten, die in zentralen relationalen Datenbanken gespeichert sind, damit alle Anwendungen auf diese zugreifen können, werden mit BOI FreeDa revisionssicher durch die Fachabteilungen ohne Datenbankwissen geplegt inkl. Prüfmechanismen, Versionierung und Governance. Prozesse werden effizienter, Datenqualität verbessert sich messbar. Datenänderungen werden für alle Tabellen über die BOI FreeDa Weboberfläche durchgeführt, unabhängig von der Businesslogik der Programme.
- Herausforderung: Die Integration der bestehenden Applikationslandschaft erfordert initialen Aufwand und klare Governance-Regeln. Danach ermöglicht BOI FreeDa eine stabile und zukunftssichere Grundlage für fachliche wie technische Datenkonsistenz.
- Fazit: Vereint die Vorteile beider Welten – hohe Konsistenz, fachliche Steuerbarkeit, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz. Damit wird ein unternehmensweites Single Source of Truth erreicht, das sowohl operative Prozesse als auch Management-Entscheidungen zuverlässig stützt.
