Einfache Verwaltung von Tabellen aus relationalen Datenbanken
BOI FreeDa vs. Microsoft Access
Maskenerstellung vs. unabhängige und skalierbare Tabellenverwaltung
Manche Unternehmen setzen für die Verwaltung von tabellarischen Daten auf MS Access. MS Access ist ein Datenbank- und Entwicklungswerkzeug aus dem Microsoft Office-Umfeld. Es ermöglicht ohne tiefere IT-Kenntnisse, einfache Masken für die Datenerfassung zu bauen und Berichte zu generieren.
Wenn Sie Ihre Tabellen in relationalen Datenbanken speichern wollen, bietet BOI FreeDa eine Benutzeroberfläche, die speziell auf die sichere, skalierbare und revisionskonforme Verwaltung von Tabellen in relationalen Datenbanken ausgerichtet ist – unabhängig von Betriebssystem und relationaler Datenbank(en). BOI FreeDa ist keine Desktop-Anwendung, daher können viele User über Web (gleichzeitig) zugreifen.
Überblick zu den beiden Lösungen
Was ist MS Access?
MS Access kombiniert die Microsoft Jet Engine als relationales Datenbankmanagementsystem mit den Werkzeugen einer integrierten Entwicklungsumgebung. Grafische Benutzeroberflächen ermächtigen Nutzer ohne Programmierkenntnisse zur Herstellung von Datenbankanwendungen. Microsoft Access ist als eine Applikation innerhalb der Microsoft-Office-Familie (Microsoft 365) ausschließlich für Windows erhältlich.
Wofür wird MS Access verwendet?
MS Access wird genutzt, um Tabellen zu erstellen, um Daten strukturiert darin zu speichern und miteinander zu verknüpfen. Außerdem können benutzerfreundliche Formulare für die Dateneingabe erstellt werden, oft basierend auf Vorlagen. Die Daten lassen sich auswerten (z. B. für Berichte) sowie aufbereiten (z.B. zum Suchen, Filtern und Verknüpfen von Informationen aus verschiedenen Tabellen).
Mithilfe von Makros und VBA (Visual Basic for Applications) können Prozessabläufe automatisiert werden, etwa für das automatische Versenden von Berichten.
Was bietet BOI FreeDa für die revisionssichere Verwaltung von Tabellen?
BOI FreeDa bietet eine Standardlösung, die speziell für die sichere, nachvollziehbare und skalierbare Bearbeitung von Tabellendaten in relationalen Datenbanken entwickelt wurde. Die Datenpflege in BOI FreeDa basiert auf definierten Workflows mit klaren Zuweisungen von Rollen und Berechtigungen.
Was ist der Nutzen der Tabellenverwaltung mit BOI FreeDa gegenüber MS Access?
Tabellen können in allen gängigen relationalen Datenbanken gespeichert werden. Die hohe Usability von BOI FreeDa erlaubt die Bearbeitung dieser Daten durch jede:n User ohne Datenbank- oder Programmierkenntnisse: einfach, intuitiv und revisionssicher. BOI FreeDa bietet hohe Skalierbarkeit und ist damit optimiert für den Einsatz in großen Unternehmen.
Der Vergleich im Detail
Tabellenverwaltung mit BOI FreeDa vs. MS Access
BOI FreeDa
Web-Anwendung mit zentralem Zugriff, jederzeit über Browser nutzbar
Microsoft Access
Desktop-Datenbank (lokal oder im Netzwerk geteilt)
BOI FreeDa
Bewährte Architektur für hohe Benutzerzahlen (100+ gleichzeitig)
Microsoft Access
Nur eingeschränkt; ideal für Einzelnutzer oder kleine Teams (bis zu ca. 10 gleichzeitige Zugriffe) Performanceprobleme bei vielen gleichzeitigen Usern
BOI FreeDa
Stabile Architektur für kleine bis große Datenmengen: von 1 bis 10.000+ Tabellen
Microsoft Access
Für kleine Datenmengen geeignet; bei größerer Datenlast instabil
BOI FreeDa
Out of the box: Audit Trail, Versionierung, nachvollziehbare Änderungen inkl. Benutzer-/Zeitstempel
Microsoft Access
Keine integrierte Versionierung oder Audit Trails; revisionssichere Erweiterungen müssen selbst programmiert werden
BOI FreeDa
Standardisierte 2-, 4- und 6-Augen-Prozesse inkl. Änderungsansicht für die Kontrolle
Microsoft Access
Individuelle Formulare; Prüfmechanismen und Freigaben müssen selbst implementiert werden
BOI FreeDa
Unterstützt alle gängigen relationalen Datenbanken
Microsoft Access
MS Access-Datenbanken oft Insellösung; Verbindung zu anderen RDBMS eingeschränkt
BOI FreeDa
Standardisierte Schnittstellen wie z.B. REST-API für plattformübergreifende automatisierte Prozesse
Microsoft Access
Schnittstellen nur eingeschränkt und mit Zusatzaufwand nutzbar, für Desktop-Anwendungen konzipiert
BOI FreeDa
Hohe Konfigurierbarkeit, Erweiterbarkeit über APIs und standardisierte Module
Microsoft Access
Maximale Freiheit für kleine Szenarien, aber keine nachhaltige Governance und Skalierbarkeit
FAQ: Sicht aus der Praxis
Welches System ist in der Praxis optimal?
Wann ist der Einsatz von MS Access (nicht) sinnvoll?
- Nutzen: Sehr schneller Einstieg, insbesondere für kleine Fachbereiche, die Daten selbst pflegen wollen. Formulare und Abfragen sind einfach zu erstellen, ohne Programmierung. Keine Lizenzkosten, da MS Access ist in vielen Microsoft 365 Paketen enthalten ist.
- Herausforderung: MS Access-Lösungen geraten bei wachsender Nutzerzahl, größerem Datenvolumen und Compliance-Anforderungen schnell an ihre Grenzen. Daten liegen oft dezentral, es fehlt Revisionssicherheit, Skalierbarkeit und Integration.
Wann ist der Einsatz von BOI FreeDa (nicht) sinnvoll?
- Nutzen: Revisionssicher, skalierbar und für komplexe Datenpflegeprozesse optimiert. Fachbereiche können kritische Daten über eine zentrale Web-Oberfläche pflegen – sicher, nachvollziehbar und ohne Datenbankwissen. Alle Applikationen greifen auf dieselben Daten in relationalen Datenbanken zu (Single Source of Truth).
- Herausforderung: Initiale Integration in bestehende Prozesse und die Einführung von Governance-Regeln. Spezielle Anforderungen müssen oft über kundenspezifische Logik ergänzt werden.
Welches System ist optimal für welche Aufgaben?
- MS Access: Ideal für kleine, kurzfristige Szenarien für das Betriebssystem Windows, aber schnell limitiert und riskant bei kritischen Daten.
- BOI FreeDa: Unabhängig, revisionssicher und skalierbar – mit kurzer Time-to-Value, klarer Governance und hoher Usability. Eine umfassende Lösung für die zentralisierte Pflege wichtiger Tabellen aus unterschiedlichen relationalen Datenbanken.
